Estamos enfrentando uma pandemia global. O COVID-19 passou a impactar as rotinas diárias de todos e, com isso, os negócios passam por um momento de turbulências e incertezas. Não somente há riscos, perigos e necessidades emergenciais de curto prazo, como também aumentam as incertezas sobre como serão os próximos estágios da pandemia, como se alterará o comportamento do consumidor e quais serão as medidas impostas pelo governo.
Diante deste cenário, a Alfaiate Consultoria em Estratégia levantou os 3 principais pontos a serem trabalhados por empresas de médio porte durante a crise atual:
Objetivos imediatos, para solução dos problemas de curto prazo
Iniciativas para o futuro dos negócios, que precisam ser postas em prática durante a crise
Rotinas para as lideranças das médias empresas adotarem neste período
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Segundo projeção da FGV, podemos esperar queda de até 4,4% no PIB brasileiro. Este impacto tende a ser sentido em todos os segmentos. Os números da China servem para exemplificar como os setores sofrerão retração em função do COVID-19:
Frente a este cenário, identificamos 5 ações a adotar para os próximos 3 meses. Elas buscam preservar a saúde financeira, operacional, comercial e organizacional da empresa neste momento.
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Objetivos imediatos, para solução dos problemas de curto prazo
- Assegurar e controlar o caixa da empresa;
- Implementar célula de gestão de projetos para acelerar mudanças necessárias durante a crise;
- Desenvolver planejamento contingencial de vendas e marketing;
- Otimizar processos de supply chain – relacionamento com fornecedores, processos logísticos e controles internos
- Garantir a segurança de todos os colaboradores, clientes e fornecedores contra o contágio e propagação do COVID-19
Definimos estes 5 objetivos com base em nossa análise sobre a perspectiva econômica dos próximos períodos e nosso banco de dados sobre desafios e soluções para períodos de crise. Os objetivos de curto prazo garantem a sobrevivência e fortalecimento das empresas de médio porte após crise do COVID-19, que ainda será de desaceleração econômica.
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1. Assegurar e controlar o caixa da empresa
As previsões de tempo para superarmos o COVID-19 e voltarmos à normalidade vêm se mostrando imprecisas. É preciso preparar-se para segurar o caixa durante a crise e nos meses posteriores em que possivelmente enfrentaremos uma “ressaca econômica”. Mantenha o caixa do negócio protegido, cuide-o atentamente.
– Revise descontos e campanhas planejados para o período. É fundamental garantir entradas de caixa no momento;
– Reduza o tempo de recebimento de suas vendas através de uma política mais agressiva de descontos, promoções e incentivo de vendas;
– Para as próximas semanas mantenha visão estrita ao caixa. Ignore análises por competência e lucratividade (elas voltarão a ser importantes após a crise)
– Aloque esforços especificamente para planejamento de caixa diário dos próximos dias e atualize-o diariamente;
– Previna-se de problemas com descasamento de caixa. Aloque equipe para avaliar alternativas para captação de recursos, bem como riscos do seu modelo comercial não realizar as vendas necessárias após a crise;
– Reduza gastos supérfluos e não diretamente relacionados à operação durante e pós-crise (6 meses para frente);
– Paralise as operações pouco rentáveis ou sem geração de caixa momentaneamente;
– Revise o planejamento de gastos para os próximos meses e corte gastos não relacionados à operação ou estratégia;
– Renegocie prazos de pagamento e entrega de fornecedores, principalmente para insumos que não serão utilizados nos próximos dias com as mudanças operacionais;
– Para construtoras e incorporadoras, recomendamos intensificar a mão de obra (dentro dos limites de concentração de pessoas em cada cidade) para acelerar ao máximo avanço do cronograma físico de obras e garantir maiores medições. Caminhamos para um cenário de paralisação total de obras
– Para outros segmentos de atuação, recomendamos o movimento contrário: já comece a reduzir a força de trabalho e, principalmente, a compra de insumos.
– Fique atento a incentivos governamentais para acesso a linhas de crédito ou isenções de impostos que possam surgir durante o período de avanço da pandemia
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2. Implementar célula de gestão de projetos para acelerar mudanças durante a crise
A crise atual demanda esforços emergenciais em algumas frentes do negócio, ao mesmo tempo que a redução do ritmo operacional oferece a oportunidade de se implementar melhorias na empresa. Com mais de 30 implementações deste tipo de célula, podemos afirmar que é a melhor alternativa para execução de iniciativas emergenciais. Abaixo alguns direcionamentos para a implementação ou melhoria desta iniciativa:
– Desenvolva projetos de curto prazo com foco em supply chain (fornecedores e logística), gestão de caixa, vendas e relacionamento com clientes (5, 15, 30 e 60 dias);
– Eleja um profissional sênior com experiência para liderar a célula de projetos da sua empresa. Esta pessoa ficará responsável por acompanhar os projetos, reportar à diretoria o avanço diário das iniciativas, auxiliar os responsáveis de cada projeto e garantir o andamento deles;
– Mantenha uma rotina diária de acompanhamento dos projetos em andamento, feedback de resultados, implementações e problemas enfrentados pela equipe;
– Aloque equipe multidisciplinar para formação da célula e utilize métodos ágeis para gestão dos projetos. Há pouco tempo para planejar e as decisões devem ser tomadas e revisadas diariamente;
– Mantenha uma reunião mensal ou quinzenal de acompanhamento, em que cada gerente ou líder de iniciativa apresenta como está o desenvolvimento do projeto;
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3. Desenvolver planejamento contingencial de vendas e marketing
O período atual demanda 2 cuidados com seus clientes:
– Manter o relacionamento comercial com atuais clientes, vendendo produtos/serviços adicionais e protegendo o caixa
– Ativar esforços de captação de novos clientes, ampliando a base de potenciais consumidores ao máximo
Tenha em mente que possivelmente suas vendas diminuirão nos próximos meses e muitos dos seus clientes deixarão de comprar neste momento. Portanto, manter a estrutura comercial e o relacionamento com clientes ativado é essencial para reduzir esta perda de faturamento. Para superar os desafios comerciais e de comunicação:
– Utilize recursos de comunicação à distância (vídeo-chamadas, Whatsapp, canal online), mantendo o monitoramento via CRM (ferramenta de gestão de relacionamento com clientes). Se necessário, implemente novas ferramentas para garantir um aumento de produtividade da sua equipe comercial;
– Utilize os recursos digitais para coletar dados dos clientes e revisar seus métodos de atendimento. Este período é propício para revisar roteiros de vendas e processos comerciais;
– Se o seu modelo de negócios é aderente às vendas online, intensifique sua presença e divulgação neste canal. Realoque rapidamente recursos para captação destes clientes;
– Se o seu modelo de negócios não é eficiente para realizar vendas online, utilize o meio virtual para ações de relacionamento com clientes e expansão da base;
– Revise seu portfólio de serviços/produtos para encontrar alguma alternativa de formatação que possa ser oferecida em modalidade à distância ou online;
– Refaça seu planejamento de comunicação para inserir, no curto prazo, ações institucionais que reflitam os cuidados e como sua empresa está lidando com a crise do Coronavírus.
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4. Otimizar processos de supply chain – relacionamento com fornecedores e processos logísticos
A necessidade de isolamento diminui a operação e força de trabalho em todos os setores e empresas. Assim como você, seus fornecedores terão menos recursos para entregar insumos. Busque ser assertivo na alocação de recursos produtivos e faça o máximo esforço possível para não paralisar sua produção/distribuição:
– Utilize dados de consumos dos seus clientes para entender produtos/marcas a priorizar para distribuição e aloque mais esforços (produtivos e de vendas) nos produtos que necessariamente gerarão vendas nesse momento de crise;
– Monitore níveis de estoque diariamente e ajuste produção/distribuição/recebimento conforme necessidades diárias, ao invés de se manter apegado ao planejamento padrão;
– Se necessário, interrompa as entregas de produtos com baixa receita e rentabilidade, para garantir que seu número reduzido de funcionários dará conta apenas dos produtos que movimentarão o caixa nos próximos dias;
– Reforce o relacionamento com fornecedores e distribuidores, garanta que eles conseguirão atender às suas demandas e, se necessário, busque parceiros alternativos de curto prazo;
– Mantenha seus fornecedores e distribuidores de longa parceria e se possível tente renegociar prazos de pagamentos. É importante não correr risco com novos fornecedores em um período de crise onde o caixa é a prioridade do negócio;
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5. Garantir a segurança de todos os colaboradores, clientes e fornecedores contra o contágio e propagação do COVID-19
A primeira preocupação deve ser com a saúde de todos e com a prevenção à disseminação do vírus. Para isso recomendamos a adoção de todas as medidas de conscientização e higiene possíveis contra o Coronavírus:
– Siga as práticas de higienização e prevenção divulgadas pelas autoridades, principalmente por seu município, e mantenha-se atento às atualizações;
– Identifique funcionários nas faixas de risco e adote medidas especiais como home office. Algumas práticas que minimizam a perda de produtividade pelo home office são: A troca temporária de responsabilidades, o adiamento de prazos de tarefas de menor urgência, execução de reuniões de acompanhamento via ligação (ao menos 2 ao dia) e revisão geral da pauta de atividades semanalmente;
– Forneça todos os materiais de segurança contra contaminação necessários: álcool gel, máscaras, luvas, entre outros. Intensifique a limpeza de áreas comuns da empresa. Dê atenção especial para itens com maior volume de contatos diário, como maçanetas e corrimões;
– Interrompa o funcionamento do seu refeitório, caso não seja possível, aplique rodízio de horários para reduzir o volume de pessoas que utilizam ao mesmo tempo e intensifique sua higienização;
– Padronize o home office para todos os cargos e atividades possíveis, diminua a circulação de pessoas no espaço físico da empresa sempre que possível;
– Mantenha reuniões gerais à distância para manter um canal oficial de comunicação sobre os cuidados gerais contra o COVID-19 e a situação geral da organização
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Preparando o futuro para quando a ameaça COVID-19 diminuir
Entendemos que incorporando esses objetivos e adotando algumas das proposições as médias empresas conseguirão suportar a crise. Porém fazemos questão de destacar que além de sobreviver ao período de turbulência é necessário constantemente desenvolver o negócio para momentos de crescimento. Além de trazermos a convicção de que esse momento é passageiro e como sempre, a economia e os negócios voltarão a se ativar e prosperar.
Tomando por base o histórico do PIB Brasileiro, vemos um padrão. Em períodos de estagnação e queda econômica há retração e, depois, há movimento de crescimento e aquecimento dos negócios. Na sequência, apresentamos como as médias empresas podem aproveitar o período atual pensando na retomada que virá a seguir.
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Iniciativas para o futuro dos negócios, que precisam ser postas em prática durante a crise
Há 3 iniciativas principais que podem ser realizadas durante a crise para assegurar o crescimento e o sucesso nos movimentos futuros:
- Aumentar o conhecimento aplicado no negócio
- Implementar melhorias no nível gerencial
- Revisar planejamento de médio e longo prazo
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1. Aumentar o conhecimento aplicado no negócio
Muitas empresas passarão por período intenso de ociosidade de pessoal e diminuição na demanda de trabalho. Esta é uma boa oportunidade para desenvolver capacitação dos funcionários.
– Foque em treinamentos. Em algumas empresas será possível realizar ciclos de desenvolvimento já planejados, enquanto outras poderão definir um plano de treinamentos específico para o período;
– Estimule os funcionários a realizarem cursos e capacitações online. Além do baixo investimento há uma série de conteúdos disponibilizados gratuitamente, no momento;
– Organize momentos de capacitação realizados pelos próprios funcionários. Demande do nível gerencial que monte e realize treinamentos para suas áreas;
– Realize momentos de trocas de conhecimento entre diretores, entre gerentes e em cada área, estimulando que os próprios funcionários apresentem proposições de melhoria ou evidenciem melhores práticas do negócio;
– Delegue à área de RH a realização dos programas de desenvolvimento para este período;
– Realize treinamentos sobre segurança no trabalho com funcionários do nível operacional e intensifique a cobrança quanto às normas de segurança no período pós-crise;
– Mapeie áreas do negócio que demandam mão de obra com qualificação específica, inicie movimentos de recrutamento e seleção e aproxime-se de futuras contratações importantes;
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2. Implementar melhorias no nível gerencial
Projetos de melhoria incremental, principalmente para o nível de gerência, também devem ser conduzidos nesse momento. Desenvolvimento de CRM, implementação de canal digital, planos de desenvolvimento e carreira, são alguns dos projetos que podem receber atenção das lideranças agora, para finalmente serem implementados.
– Revise métodos e materiais comerciais, processos da operação, administrativos e de desenvolvimento de produto
– Reavalie ferramentas e softwares de gestão
– Monte os cronogramas de implementação das melhorias levantadas e inicie com implementações rápidas
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3. Revisar planejamento de médio e longo prazo
Outro aspecto do negócio que mudará drasticamente é o planejamento de longo prazo e orçamento previsto. É necessário revisar objetivos, metas, planos de investimento, estratégias operacional e comercial com os impactos do vírus.
Elencamos alguns itens que necessariamente precisam ser revisados pós crise do COVID-19:
– Segmentos de clientes atendidos, cesta de consumo e preferências desse consumidor. Será necessário revisar mudanças na distribuição do mercado pós crise, bem como priorizar segmentos de clientes a prospectar;
– Plano comercial, campanhas e métodos de abordagem para captação de novos segmentos de cliente, bem como recuperação da carteira perdida durante a crise;
– Metas e expectativas de resultado das diferentes unidades de negócio. Eventualmente, a crise demandará encerrar operações pouco produtivas ou explorar novas regiões. Reforçamos que não só a lucratividade de cada unidade deverá ser analisada como o custo de oportunidade envolvendo cada uma;
– Políticas de compras e distribuição, a atual crise evidenciará carências no modelo operacional e nos fornecedores, tornando uma reavaliação necessária para o futuro;
– Preferências do consumidor – novos investimentos/adaptações em produtos e canais comerciais podem ser necessários. Será fundamental monitorar essas mudanças dos clientes e compará-las com o comportamento pré-crise, para identificar pontos a mudar no negócio;
– Fontes de recurso do negócio e saudabilidade financeira. A crise pode drenar alguns recursos da empresa, revisar o Balanço Patrimonial será essencial para assegurar perpetuidade;
– Investimentos de médio e longo prazo previstos. Com a mudança de todo cenário econômico é preciso reavaliar os movimentos planejados, bem como levantar alternativas de crescimento que possam surgir do momento atual;
Entendemos que esta crise, mais do que nunca faz emergir dúvidas, como:
O que fazer para garantir a sustentabilidade financeira da empresa?
Como adequar o planejamento de longo prazo?
Como manter o time engajado?
Como lidar com os momentos de baixa demanda?
Como conduzir a empresa à distância?
Como adequar o dia a dia de trabalho dos diretores a essa realidade?
Pensando nisso, também disponibilizamos tópicos para os líderes de médias empresas terem em mente e boas práticas de gestão do negócio para os próximos 60 dias:
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Rotinas para líderes de médias empresas adotarem neste período
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1. Tópicos para manter em mente:
– Haverá um amanhã pós crise;
– Os primeiros meses pós isolamento ainda serão de baixa atividade econômica;
– Os negócios voltarão a ocorrer em ritmo intenso, após alguns meses;
– Seguimos com a responsabilidade de manter os cuidados contra o COVID-19 e zelar pela saúde das partes interessadas da sua empresa;
– Esperar a crise passar para trabalhar no desenvolvimento da empresa não fará ela melhorar;
– Há inúmeras iniciativas esperando para serem implementadas neste momento de menor demanda operacional;
– A crise demanda inciativas de curtíssimo prazo, é preciso alocar esforços especiais para superar as turbulências atuais;
– Planeje-se para 3 a 6 meses de recessão;
– Algumas mudanças serão permanentes: esteja pronto para implementar mudanças imediatamente pós-crise;
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2. Rotinas a adotar:
– Reuniões diárias do quadro de diretores;
– Revisões diárias ou semanais no caixa e nas iniciativas de curto prazo em curso;
– Informar-se sobre medidas contra o COVID-19 apresentadas pelas autoridades, no máximo a cada 2 dias;
– Reunião a cada dois dias sobre as ações comerciais e captação de clientes;
– Reuniões gerais/de áreas semanais, para manter envolvimento e alinhamento do(s) time(s);
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Sabemos que este momento é desafiador que pode ser difícil concentrar-se no futuro e em próximos passos. Entretanto, também sabemos que a crise do COVID-19 passará, e todos os negócios voltarão a intensificar suas operações. A Alfaiate reforça o quão importante é manter-se em movimento: atento às mudanças no planejamento de longo prazo e ágil para realizar ações emergenciais. Entendemos que este período é propício para planejar-se, bem como, pode demandar métodos de gerenciamento diferentes dos habituais à empresa. Reforçamos aqui nossos votos de sucesso aos clientes e parceiros neste momento. É a nossa capacidade de seguir em frente com diligência que nos oportunizará superar essa adversidade enquanto sociedade.
Sócios Rodrigo Lisboa, André Atarão e Affonso Ribeiro
Time Alfaiate . Consultoria em Estratégia
